Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe osób korzystających ze strony BiuroTlumacza.co.uk oraz z naszych usług tłumaczeniowych.

Administratorem danych jest:
ATRADOS LTD (BiuroTlumacza.co.uk jest nazwą handlową spółki)
Spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod numerem 08054746
Siedziba (registered office): 44 Broadway, London, E15 1XH, Wielka Brytania
Numer rejestracji w Information Commissioner's Office (ICO): ZB756957
E-mail: abc@biurotlumacza.co.uk

Dane przetwarzamy zgodnie z UK GDPR, Data Protection Act 2018 (w brzmieniu zmienionym przez Data (Use and Access) Act 2025) oraz Privacy and Electronic Communications Regulations (PECR).

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane, które nam przekazujesz:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail i numer telefonu (w tym numer WhatsApp)
• Adres pocztowy (do wysyłki tłumaczeń)
• Dane do faktury i informacje o płatności (bez pełnych danych karty płatniczej)
• Treść wiadomości oraz dokumenty przesłane do tłumaczenia

Dane zawarte w dokumentach:

Dokumenty przesyłane do tłumaczenia zawierają zwykle dane osobowe Twoje oraz innych osób (np. rodziców, małżonka, dzieci, świadków, stron umowy). Przetwarzamy je wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania tłumaczenia. Dokumenty mogą też zawierać dane szczególnych kategorii, opisane w punkcie 5.

Dane techniczne:

Nasza strona nie stosuje narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących. Serwer hostingowy zapisuje standardowe logi techniczne (adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty, żądana strona) wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i stabilnego działania strony.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i dokumentu nie możemy przygotować wyceny ani wykonać tłumaczenia.

3. Cele przetwarzania

• Wycena i wykonanie tłumaczenia – przygotowanie wyceny, realizacja zlecenia, poświadczenie tłumaczenia, dostarczenie go e-mailem lub pocztą
• Kontakt z klientem – odpowiedzi na zapytania, obsługa reklamacji
• Rozliczenia – wystawianie faktur, prowadzenie księgowości
• Obowiązki prawne i zawodowe – przechowywanie dokumentacji wymaganej przepisami podatkowymi oraz przepisami o zawodzie tłumacza przysięgłego
• Ochrona prawna i bezpieczeństwo – ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń, ochrona przed nadużyciami

4. Podstawy prawne

• Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR) – przygotowanie wyceny na Twoją prośbę i wykonanie zamówionej usługi
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) – przepisy podatkowe i księgowe oraz przepisy regulujące zawód tłumacza przysięgłego
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) – obsługa reklamacji, ochrona przed roszczeniami i nadużyciami, bezpieczeństwo strony i poczty, przetwarzanie danych osób trzecich zawartych w dokumentach w celu wykonania tłumaczenia
• Wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a UK GDPR oraz Schedule 1 Data Protection Act 2018) – przetwarzanie danych szczególnych kategorii i danych dotyczących wyroków skazujących zawartych w dokumentach (pkt 5)

5. Dane wrażliwe (szczególnych kategorii i dotyczące karalności)

Niektóre dokumenty zawierają dane szczególnych kategorii, np. dane o zdrowiu (dokumentacja medyczna, zaświadczenia lekarskie, wyniki badań), o wyznaniu (np. akty chrztu), o pochodzeniu etnicznym, o orientacji seksualnej lub dane biometryczne. Inne (np. zaświadczenia o niekaralności, wyroki) zawierają dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Takie dane przetwarzamy wyłącznie w celu wykonania zamówionego tłumaczenia, na podstawie Twojej wyraźnej zgody. Zgodę wyrażasz, akceptując wycenę, która zawiera informację o tym przetwarzaniu. Możesz ją wycofać w każdej chwili, wysyłając e-mail na abc@biurotlumacza.co.uk. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej, ale bez niej nie możemy wykonać lub dokończyć tłumaczenia. Po wycofaniu zgody możemy zachować kopię dokumentacji zlecenia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli przekazujesz nam dokument zawierający takie dane innej osoby, upewnij się, że masz prawo to zrobić.

6. Odbiorcy danych

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi:

• Tłumacze współpracujący (podwykonawcy) – tłumaczenia mogą wykonywać, sprawdzać i poświadczać tłumacze z nami współpracujący, w tym specjaliści w dziedzinach takich jak medycyna, prawo czy technika. Otrzymują oni wyłącznie dokumenty potrzebne do danego zlecenia, działają na nasze polecenie na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązani do zachowania poufności. Tłumacze przysięgli podlegają ponadto ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej.
• Narzędzia wspomagające tłumaczenie, w tym narzędzia AI – w pracy korzystamy z narzędzi wspomagających (np. pamięci tłumaczeniowe, modele językowe). Treść dokumentów może być w nich przetwarzana. Korzystamy wyłącznie z usług, w których dostawca nie wykorzystuje przekazanych treści do trenowania swoich modeli. Każde tłumaczenie jest sprawdzane i poświadczane przez tłumacza.
• Dostawcy usług IT – hosting strony, poczta e-mail, przechowywanie plików w chmurze, komunikator WhatsApp
• Księgowi – dane z faktur
• Operatorzy płatności i banki – obsługa płatności
• Poczta i firmy kurierskie – dostarczenie tłumaczenia w wersji papierowej
• Organy publiczne i sądy – wyłącznie gdy wymagają tego przepisy prawa

7. Przekazywanie danych poza Wielką Brytanię

Tłumacze współpracujący z nami pracują w różnych krajach: w Wielkiej Brytanii, w państwach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz w innych państwach. Również niektórzy dostawcy usług IT i narzędzi AI (np. z siedzibą w USA) mogą przetwarzać dane poza Wielką Brytanią.

Przekazujemy dane poza Wielką Brytanię wyłącznie:

• do państw, które rząd Wielkiej Brytanii uznał za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych (w tym państwa UE i EOG, a w przypadku certyfikowanych firm z USA – w ramach UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework, tzw. UK-US Data Bridge), albo
• na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności International Data Transfer Agreement (IDTA) lub UK Addendum do standardowych klauzul umownych UE, zawieranych z odbiorcą danych.

Ograniczamy zakres przekazywanych danych do minimum potrzebnego do wykonania tłumaczenia. Na Twoją prośbę przekażemy informację o zastosowanych zabezpieczeniach i ich kopię.

8. Okres przechowywania danych

• Zapytania i wyceny, które nie zakończyły się zleceniem – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• Dokumenty źródłowe, tłumaczenia i korespondencja dotycząca zlecenia – do 2 lat od wykonania tłumaczenia (umożliwia to obsługę reklamacji i wydanie duplikatu tłumaczenia)
• Rejestr poświadczonych tłumaczeń (repertorium) – przez okres wymagany przepisami o zawodzie tłumacza przysięgłego
• Faktury i dokumenty księgowe – 6 lat od końca roku obrotowego
• Logi serwera – przez krótki okres ustalony przez dostawcę hostingu

Dłużej przechowujemy dane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9. Twoje prawa

Zgodnie z UK GDPR przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• wycofania zgody w dowolnym momencie

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na abc@biurotlumacza.co.uk. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, napisz do nas na abc@biurotlumacza.co.uk z tematem „Skarga – dane osobowe”. Potwierdzimy otrzymanie skargi w ciągu 30 dni, rozpatrzymy ją bez zbędnej zwłoki i poinformujemy Cię o wyniku.

Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk/make-a-complaint, tel. 0303 123 1113.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Pliki cookies

Nasza strona nie wykorzystuje plików cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Korzysta z zewnętrznych zasobów potrzebnych do jej wyświetlania (Google Fonts, Font Awesome). Szczegóły znajdziesz w Polityce cookies.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem i ujawnieniem, w tym szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), kontrolę dostępu, kopie zapasowe oraz procedury postępowania w razie naruszenia ochrony danych.

13. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować tę Politykę w związku ze zmianą przepisów lub sposobu świadczenia usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Wersja 2.0 z października 2026 r.

14. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych: abc@biurotlumacza.co.uk